Teilnehmen können Bewerberinnen und Bewerber aus ganz Deutschland und dem Elsass. Die Bewerbung läuft in zwei Stufen: Bis zum 7. Juli 2025 können Projekte mit einer kurzen Beschreibung eingereicht werden (Deutsch oder Englisch). Danach werden bis zu zehn Teams eingeladen, ihre Idee ausführlicher darzustellen. Eine Jury aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik wählt daraus bis zu fünf Finalistinnen und Finalisten aus.
Die Preisverleihung findet am 21. November 2025 bei der Vollack Gruppe in Karlsruhe statt – inklusive Projekt-Pitches und Publikums-Voting. Neben dem mit 20.000 Euro dotierten Hauptpreis gibt es auch wieder einen Publikumspreis, gestiftet von Nussbaum Medien.
NEO2025 ist Teil des EU-Projekts EDIH-AICS, das KMU und Kommunen auf dem Weg in die digitale Zukunft unterstützt. Medienpartner ist das SWR Studio Karlsruhe.